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提高創新團隊效率秘訣:少用郵件提供茶歇


cye.com.cn 時間:2013-9-9 9:08:49 來源:商學院 作者: 我來說兩句

這是麻省理工學院(MIT)媒體實驗室人類動力小組的主要研究課題:什么樣的團隊工作方式最有創新力。專家們這次放棄了傳統的商學院式案例分析,以及社會學家們的調查問卷方式,而是借助“數據挖掘”,即通過大量的傳感器數據,復雜的數學模型,來分析創新團隊的真諦。

研究過程中,需要采集團隊成員間的電子郵件通訊記錄、智能手機數據,以及讓他們佩戴特殊的傳感器系統,對每一次會議的過程進行電腦機器分析。通過這些cye系統,我們得以充分了解到每一個團隊成員的工作效率、和他人協作的情況,甚至包括說話的語氣、心情壓力等多種數據,從而進行更加深入的研究 。

提升團隊的“團商”

就像每個人的智力水平可以通過標準化的IQ智商測試題測試一樣,一個團隊創新和解決問題的能力,也可以通過一個標準的測試題庫來測試出“團商”。

研究發現了提高團商的奧秘:1)團商和每個成員的智商水平并沒有聯系;2)不過,如果團隊中有少數幾個人過度活躍,他們的發言便會占據團隊絕大部分的交流時間,團商就會突降;3)有女生的團隊團商會高。

給創業公司的提示:在團隊交流和頭腦風暴的過程中,讓團隊的成員忘記自我非常重要。企業的創新領導人要從一開始就灌輸給團隊這樣的觀念:一個團隊的能力和個人智商沒有太大關系。同時,領導者要確保員工要能均勻地在團隊中分配發言時間,避免少數個人過分參與,以真正提高會議效率。

少用電子郵件,“面對面”互動

研究中的另外一些發現,則在現實中已經得到驗證。比如:不要通過電子郵件來辦公。像意大利法拉利公司董事長蒙特澤莫羅最近表示,員工應少發電子郵件給同事,如果問題要溝通,最好直接當面說。他認為這種方式雖然老派但“非常有效” 。作為雅虎公司的最新掌門人,瑪麗莎·梅耶爾取消了公司可以在家中辦公的寬松規定,要求每一個員工都必須堅持到公司辦公。

中國美國商會前高級公關經理烏蘭圖雅也曾寫過一篇《參透email玄機和陷阱:公司政治與組織生態》,論述了電子郵件的4大弊端,它們包括:

“大踢皮球互相推諉”:電子郵件成為推脫工作和責任的工具;

“立此存照秋后算賬”:無論多么小的事、當面說還是電話說,必定要郵件確認給你,這樣做無非兩種目的——攻擊或防御;

“以下犯上挾天子令諸侯”:這取決于電子郵件的一個獨特之處:受者被動性,這與電話溝通是非常不同的。

“轉發、密送的玄機和陷阱”:要記住,轉發有風險,有可能大規模推進公司斗爭。

調研發現使用電子郵件最多最頻繁的團隊,所表現出來的業績越差。與之對照,打造創新團隊的秘密武器恰恰是真正面對面的交流。實驗過程是讓每位團隊成員每天都佩戴一種特殊電子卡片一樣的“社交”傳感器,它們能偵測到面對面交流。結果顯示,當團隊成員面對面交流的時間越多,團隊互動越頻繁,創造力越能夠提高。

事實上,通過對歐洲和美國許多城市研究發現,一個有活力、有巨大生產力和創造力的城市或社區,當地居民間的關系和互動也更活躍,各種活動豐富。相反,沒有創造力的城市和社區,必然死氣沉沉,大家關緊家門,少有相互的關懷。

善用茶歇時間

為了讓團隊的互動可調控,媒體實驗室小組想出的巧妙的辦法,是利用茶歇。傳統的大公司中,創新員工往往自己控制休息和茶歇時間,但筆者所在的小組研究者們想出的辦法,是通過提供好吃的餅干食物,鼓勵同一個創新團隊的核心人員,在同一個時間一起茶歇——一到茶歇時間,不管你手頭的活有多忙,企業鼓勵你暫時放下手中的工作,和同樣團隊的成員們一起放松十幾分鐘。

在一家排名靠前的商業銀行團隊的實驗中,MIT的研究員通過這樣的茶歇,巧妙地強化了團隊員工之間的互動,進而大大提升了企業員工的工作效率。

當然,在茶歇的過程中提供餅干之外,研究者們會讓員工們有充分的隱私和自由,如可以討論從家里的小狗、孩子教育等各種問題。看似海闊天空的聊天,卻增加了團隊的協作氛圍,他們更愿意交流,在工作中也更加自由地合作。通過“社交”傳感器的分析,發現更多信息在不經意中得到共享,茶歇神奇地增加成員工作中面對面交流的機會,從而增加了整個團隊的創造力。

同樣的辦法,還能夠讓最具有創造力的員工和相對比較落后的員工共同參加茶歇,隨意自由地交流。即通過搭配茶歇的人員,企業不費吹灰之力,就自然而然地對較弱的員工進行了培訓。

研究小組通過數字分析發現了這些規律,但并不代表最先運用了這些規律。許多創新公司,比如谷歌的創始人們,早就意識到了免費茶歇的重要性。他們是首批為員工提供免費食物的硅谷高科技公司。看似浪費時間、毫無關系的共同進餐、喝咖啡過程,恰恰是偉大創新點子產生、高效率的創新團隊搭建的時候。

總結:團隊絕對不是許多個人能力的總和,而是相互協作的成果。許多創新團隊的成員默默地參與配合研究,而這些數字化研究成果的最終目的,并不希望管理人員像監控犯人一樣監控自己的團隊,而是希望其更好地理解和運用創新團隊高效的奧秘。

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