根據科技部創新基金管理中心關于申請“科技型中小企業技術創新基金”的要求，天匯公司需要制作一套申報材料出來，包括申請書、可行性研究報告、專家對可行性研究報告的論證意見；然后把這些材料送交推薦單位，由推薦單位填寫推薦意見，再按要求裝訂成冊，郵寄到創新基金管理中心。申報材料要涵蓋創新基金要求的各項重點。因為基金項目采取專家評審方式，申報基金項目有關信息均通過書面方式方能有效，基金管理中心不接受推薦單位或申請企業到中心來談項目，只有在確有需要的時候，才通融以電話、傳真或E-mail等“不能謀面”的方式溝通。所以，申報材料的制作將至關重要。天匯公司需要全力以赴地制作這套申報材料，爭取第一眼就能征服評審專家的心。
很快，天匯公司組織起了基金申報小組專門負責申報材料的制作工作。面對像散沙一樣分散在企業中的各種資訊，要把它們整合成“一舉中的”的材料，的確不是很容易的事情。申報小組在討論過后，首先確定了“重點突出的申報材料+有說服力的附件”這種形式。但天匯公司知道，形式上的細枝末節再完善，也不過是個形式而已，內容如何才是申報材料的價值所在。所以，在確定了書寫格局之后，申報小組開始認真思考該怎樣取舍企業資料的問題。
申報的關鍵在于怎樣理解創新點，只有對此理解透徹才能保證書面材料到位。否則，若由于理解和表述的偏差使得企業失去創新基金的“厚愛”，將是莫大的遺憾。那么，什么才是技術創新點呢？天匯公司了解到，創新基金支持的項目要求在技術、工藝或是產品性能上有較大的創新或有實質性的改進，并優先支持有自主知識產權和那些對傳統產業有很大改進作用的項目。而天匯公司的“新型工業化棒材打捆包裝機器人”項目，生產的是國內首創擁有自主知識產權的集機械、液壓、電子、計算機控制一體化的全自動冶金設備。于是，在技術創新點上，申報小組有針對性地強調了5點：新型機構、節能環保、智能控制、遠程通訊接口、國產化程度高。同時，以精準的數據說明產品的技術指標、產品采用的關鍵技術、與國內外同類產品的比較等。再加上相關附件作“論據”來支持這些“論點”，與申報材料有機地結合起來，在“技術”這一環節，天匯公司認為做到了重點突出，張弛有度。
由于申報材料要通盤體現創業企業的情況，因此，除技術這一最重要的環節之外，企業的管理團隊、財務狀況等一樣是考察的重點，同樣需要讓專家評委確信你沒有空穴來風，并且確信這是一個很有潛力的企業。
“你一定要實事求是地填報申請材料，這里面可耍不得小聰明，因為任何夸大、摻雜水分都會對項目評審過程產生十分不利的影響。而且，一經發現材料有造假內容，查實后企業將會受到嚴厲的制裁。上了科技部的黑名單可不是什么好事情。”楊迎平告誡創業企業。
最后，根據科技部的大綱要求，經過2個多月的忙碌，天匯公司完成了一本16開厚達近百頁的申報材料。“機會也許就在其中了”，完成第一階段工作任務的基金申報小組對這份包含著心血的申報材料充滿了信心。
第一階段的工作結束之后，接下來就是“闖關”環節了。
在申報材料完成之后，天匯公司并沒有將它寄出，而是帶著材料去了北京市科委。因為按照規定，創業企業在經過推薦單位(當地科委系統)的推薦之后，才能將申報材料郵寄給科技部創新基金管理中心。也就是說，創業企業在制作好申報材料后，要首先將申報材料交由當地科委系統部門審查，當地科委系統同意推薦并承諾匹配相應的資金(一般匹配申報確定資金的50%)后，創業企業才真正有了申報創新基金的資格。所以，當地科委就成為創業企業要闖的“第一關”。
天匯公司依照程序將申報材料送到了北京市科委，隨后北京市科委開始對天匯公司的申報材料進行形式審查和實質性內容的審查。這一程序完全按照科技部創新基金的要求進行，天匯公司的申報材料將在第一關接受專家的嚴格把關。在等待了1個多星期之后，天匯公司被通知前去科委。消息是讓天匯公司很興奮的，因為科委只是要求天匯公司在申報材料的某幾處格式上稍作改動而已。在馬上處理完格式上的欠缺之后，北京市科委將“同意推薦天匯公司申請創新基金”的意見，寫入天匯公司的申報材料之中，并承諾將依照創新基金最后確定的撥款額度相應地匹配50%的資金給天匯公司。
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