競爭分析
招聘
創新（產品、工藝流程或其他）
與員工之間的交流/互動（會議、演講等）
預算
費用審批，包括審批差旅費和其他開支報告
自己的日程安排
其他行政事項
不要重復計算時間，每一段時間只計入一個工作行為類別。10個工作日結束時，將每一類工作行為所消耗的時間進行匯總。還可以分別計算每一類工作行為的時長占兩周工作總時間的比例。
在卡普蘭教授和其他管理者親自實踐這一做法后，他們的反應基本如出一轍：對結果感到驚訝甚至震驚。因為在大多數情況下，人們都會很失望地認識到，自己花費大量時間來做的事情，無論是采用哪一個合理的標準來衡量，對于工作業績和企業成功竟然都是無關緊要的。
不懂拒絕的代價
卡普蘭教授認為，思考一下某些時間被浪費的原因，就會變得非常有意義。領導者的生活往往無章可循，管理者往往只有被動應對。比如，有人會在沒有事先告知的情況下帶著問題闖入你的辦公室，希望你幫忙解決；當你看到某種情形讓人擔憂，盡管不在你的職責范圍，你還是決定直接介入并開始四處打聽和詢問……總有許多看似令人信服的理由讓你不得不施以援手，而排在首位的事實就是—被人求助的感覺往往非常良好，你擔心自己一旦拒絕，人們就可能不再經常來找你，自己就會被人們認為是一個不太重要，或能力低下的人。
然而，不會拒絕別人占用你的時間是要付出代價的—它犧牲了組織真正需要你來做的事情。
如何支配時間是一種信號
時間管理和優先事項一旦脫節，會產生什么成本呢？最糟糕的后果就是，這就等于是在向人們傳達信號：管理者實際上并不認可這些優先事項。在組織環境中，這無疑會產生致命的不良影響。
管理者如何支配自己的時間，其實是在向人們傳達了你所相信的事情。如果你將發展高端客戶關系確定為關鍵的優先事項，你就需要通過自己的時間管理來向人們證明你對此非常重視。如果你的老板要求你做一些他/她明顯不愿意親自做的事情時，你對待這些事情有多認真？認為企業又有多重視呢？
卡普蘭教授講述了他的經驗：“我是在一家專業的服務公司里成長起來的。這家公司將吸引、留住和挖掘優秀人才作為一項關鍵的優先事項。作為一名后來者，公司資深領導樂于面試應聘者和定期參加招聘活動的行為給我留下了非常深刻的印象。我從他們以身作則的做法中學到了很重要的一點，即招聘和挖掘優秀人才是最為重要的事情。當后來我成長為資深管理者時，總是確保自己的大部分時間用在對此的努力上，正是這一點，幫助我們將企業建設成為了一家高效經營的企業。我深知，整個組織上上下下都在密切觀察著你的一舉一動，從中尋找出有關什么才是真正值得重視的明確信號。作為領導者，你支配自己時間的方式，往往向人們傳達了一個非常強烈的信號。” 
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