我原先覺得自己會議組織能力太差，所以專門去圖書館借了幾本關于“如何高效開會”的書，書名和作者都忘記了，但是里面的方法受益匪淺，希望能對大家有用。
首先我們要明確的兩件事，一是我們為什么要開會，二是在會議里面不同的人所扮演的角色。
其實很多時候會議效率低下，主要原因是我們不知道究竟為什么要開會。在辦公室坐著坐著突然就被叫去開會了，然后聽的稀里糊涂開始犯困，最后布置了一個覺得很頭疼的任務就出了會議室了。如果我們能明確到底為什么要開會，效率可言至少提高一半。說到底，開會一般是為了去解決一個團隊共同的問題的。它不應該提倡各位與會人員即時對某個問題提出看法，應該是最開始的時候就已經針對腦子里成成形的想法各抒己見，按照問題的核心找出最佳解決辦法。頭腦風暴式的會議不應該算作正式的會議，因為它的著眼點是要激發大家的思維，圍繞問題創造出新的可能方案，卻并不一定要求當場就得出問題的解決辦法。布置任務式的會議是最讓人難受的，因為我們都在被動地去接受，而沒有辦法去表達自己。因而我建議布置任務這樣的東西，以郵件的形式傳達清楚，包括責任人、責任范圍、截止時間、任務需要達到的效果等。所以，一句話，我們為了解決阻礙共同利益的問題而開會。
在會議里面的角色，大家應該體會很深。一般有人在主講，有人一直處于被動聽意見的狀態。其實我們可以分為會議的引導者以及參與者。會議的引導者大致相當于主持人的作用，他負責貫穿會議的主線保證討論不跑題，并且時刻調度會議氣氛;參與者主要是負責發表及傾聽意見的。如果你是會議的召集者，一般就要作為會議的引導者。
接下來要解決的問題是：當我們要開會的時候，我們應該干什么?
事情都有從準備到進行到收尾的過程，會議也一樣。
準備工作：會議的召集者最好提前通知各位與會者會議即將討論的內容，以及討論需要達到的效果。比如“我們今天晚上要吃什么?我們的要求是必須葷素搭配，還要有湯”。會議的參與者提前閱讀郵件或者其他通知，在腦中對問題進行解析，將自己的思路形成草稿或者簡單記錄下來，到開會的時候發表自己的意見。
我個人認為，在進入會議室之前非常重要的一個環節就是清空自己的大腦。不管是引導者還是參與者，都需要把自己開會時間之前腦子里的想法和情感放空，讓自己全身心地投入到會議之中。只有在這種最自然的狀態下，創意才能自然而來，我們才能專注于解決問題并且提出新的見解。不要去想之前有什么煩心事，到了該做什么事的時間就做什么事，這樣效率才最高。
如何開會：在會議最開始的時候，引導者最好按照之間發給參與者的郵件重申一下會議需要解決的問題和達到的目的，然后逐項引導大家共同商定問題的解決辦法。不要試圖讓大家從零開始去討論什么然后得出結論，這是不管花多少時間都沒法做成的事情，但是我們可以試圖對問題的解決思路達成一致意見，這才是團隊以后執行工作的關鍵。除了引導會議內容，也要注意引導會議氣氛。當氣氛很沉悶的時候，可以通過小的技巧去打破這種局面，這種技巧在網上很多，我不贅述了。但是當氣氛過于活躍，以至于會議開始逐漸跑題，引導者一定要把方向給拽回來，不然耗費的時間就大了去了。
開會過程中，引導者和參與者都要學會的是溝通的本領，包括認真傾聽、保證自己正確理解他人的觀點以及不著急去反駁別人。開會的時候很容易出現的狀況就是大家爭的不可開交，但其實如果我們真的理解了對方的意思，到最后往往會發現彼此說的東西并不矛盾，只是我們的表述非常的不一樣而已。所以在CYE會議中，請務必保證自己在批評或者反駁他人意見之前，自己是正確理解了別人的意思的。引導者要比其他人更注重對會議的記錄以及即時的梳理，在希望得出最后的解決辦法的時候，最好按照問題的邏輯順序重申一下已經發表過的觀點，保證是沒有錯誤理解的。最后大家統一意見，回去著手布置相關工作和實施。
開會以后：引導者還是非常需要將會議的內容按主次整理好，再次發給與會者郵件。郵件的意義首先是校對會議中的信息是否被正確理解，再次就是確保每個人都知道問題的核心和解決思路是什么。引導者也可以通過與會者對郵件的反饋采集會議的相關信息，以便今后效率提的更高。
這些是我從書里獲取知識后的自己實戰得到的經驗。我們將會議壓縮到了20分鐘以內，原先是一個半小時。每個人都帶著自己的想法來開會，開會的過程中保持傾聽和理解，開會結束后任務相關聯的人再在一起討論和細化。效果非常好，大家的態度很積極，討論也很熱烈。每個來開會的人都知道我們可以高效地完成一件事，所以沒有人不懷著熱情和解決問題的信心地參與到里面。
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