【創(chuàng)業(yè)網(wǎng)Cye.com.cn】如果你不知道如何有效地管理會議、你的業(yè)務(wù)、你的組織，那么你的職業(yè)生涯注定會失敗。
沒有什么比糟糕的會議更糟糕的事情了。你坐在那里咬牙切齒地想知道你究竟為什么必須浪費自己的時間耐著性子聽完起初本就不應(yīng)該發(fā)生的事情。
有時候我們每周甚至是每天都在開會的事實并不會讓事情變得不那么讓人煩惱。這甚至沒有開始抑制那個占用了那么多你可以更好地利用的時間的嘮叨想法。
但是事情是這樣的。會議不只是商業(yè)生活中一個不幸的事實。它們也是商業(yè)生活中非常重要的事實。它們是策略得以討論、預(yù)算通過審核、工程得到評審和計劃達成一致的方式。它們是交易談判以及最終完成的方式。
會議不僅是把事情做完最有效的方式，它們也是管理團隊最有效的工具——如果使用正確的話，它就是。
我曾經(jīng)計算過在我30年的職業(yè)生涯中我參加過3萬多次會議。你能想象到的每一種類型的會議我都參加過，從行政人員和董事會會議到項目評審和戰(zhàn)略會議。從一對一會議到全體員工的操作評審會議。從新聞采訪到客戶會議。
而且你知道嗎？我學到了很多讓會議更有效率的方法。以下是使會議更有效的6條建議，我保證它們會對你和你的組織產(chǎn)生重要影響。
學習這個方程式。沒有領(lǐng)導(dǎo)者+沒有文檔+沒有后續(xù)跟進=浪費時間。每一個會議都必須有一個領(lǐng)導(dǎo)者、一個規(guī)定的目標、一個開始和結(jié)束的時間及每個人去那里參加這個會議的有效理由。領(lǐng)導(dǎo)以文檔形式記錄結(jié)論、計劃、行動項目等等，然后去跟進。
事實上，你知道你在做什么嗎？每一個領(lǐng)導(dǎo)者都應(yīng)該知道如何有效地管理會議如知道如何為建設(shè)性參與制定基本規(guī)則、如何使用類似于停車場（Parking Lots）這樣的工具把問題拿到線下解決以及如何讓人們達成共識。
把會議安排在下午。我曾經(jīng)在斯科特•亞當斯•迪爾伯特的一本書中讀到上午人們會盡他們的最大努力工作，所以你應(yīng)該下午再開會。我詢問我的員工們的意見，而且他們一致同意了。結(jié)果證明這是一個偉大的舉措。同時大多數(shù)人在午飯后也會感到更放松。不要問我為什么。
提防群體效應(yīng)。我曾經(jīng)與公司高官們大多數(shù)時候都會被安排兩到三倍的會議的公司合作過，而且他們還要求管理者們與他們的老板和員工進行一對一的會議并且還要與他們的同級每個月進行一對一的會議。究竟為什么首席執(zhí)行官們期望他們的管理團隊以那樣的方式去做事情呢？
丟棄走廊會議。創(chuàng)始人和其他初創(chuàng)企業(yè)的高官們往往特別喜歡走廊會議。這樣做的問題是決定是在沒有利益相關(guān)者意見輸入的情況下做出的。有時候這是被動攻擊行為的障眼法。有時候它會導(dǎo)致有當日特色的戰(zhàn)略產(chǎn)生。無論是哪一種結(jié)果，它都會破壞組織有效性。
挑戰(zhàn)現(xiàn)狀。如果你定期地進行員工會議，偶爾問問你的團隊你能做什么來改進會議和使會議更有效率。你通常會得到至少一個好建議。不僅如此，而且你的員工也會重視會議。
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